Objeto 

• Gestión y tratamiento de documentos, archivos y expedientes de forma digital.
• Mejora de la accesibilidad a los archivos documentales: tiempos de respuesta y accesos múltiples.
• Control de la seguridad de acceso y reducción deterioro y extravio.
• Integración flujo de trabajo de gestión empresarial.

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Alcance 

• Documentos físicos (papel)
• Documentos digitales (imágenes, video clips, ofimática, e-mail,...)

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Procedimiento 



Basado en el desarrollo conceptual bajo normativa ISO-15489/AS-5090-2003

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Ventajas para el cliente 

• Rapidez acceso a la información (localización y consulta).
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• Evitar extravios de documentos al reducir riesgos y costes de transporte y almacenamiento de la información.
• Acceso multiple y posibilidad de realizar copias autorizadas.
• Integración Workflow, CRM, sistemas de gestión,...
• Seguridad y controles de acceso y seguimiento de la distribución de documentos.
• Registro accesos (Auditorias y trazabilidad)
• Ahorro costes operativos.
• Distribución multiple de copias electronicas (red local, LAN-WAN, mail, Intranet,...)

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Ventajas que ofrece Innovalia 

• Flexibilidad.
• Modularidad y Escalabilidad.
• Usabilidad.
• Seguridad accesos: definición a nivel de usuario el acceso, tarea.
  • Certificados Digitales.
  • Firma electrónica.
• Integraciones y conexiones sistemas de información corporativos.
• Standares tecnologicos Windows:
  • Independencia de infraestructuras tecnologicas (Hard-software).
  • Gestor Indices en RDBMS: Access, SQL Server, Sybase, Oracle,... ODBC
  • Office, Exchange, SMTP, HTTP(s), XML (SOAP)
• Indexación multiple:
  • Reglas de validación
  • Motores de busqueda por contenidos.
  • OCR.
• Soportes multiples:
  • Papel (Escaneado)
  • Digital: fotos, video, Ofimática (Excel, Word, Powerpoint,....), Imagen (TiFF, JPG, GIF, PNG,...)
  • Videograbación.
  • Otros: ocr, códigos barras, html, pdf, correos electrónicos,...

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Planificación 

Consultoría	Identificación de ficheros de la empresa cliente Análisis de Digitalización Elaboración de Informe de Consultoría
Digitalización de Documentos	Recogida de documentación Preparación de documentación Escaneado y tratamiento Restauración de los originales: ordenación, categorización y archivo Indexación: permitir la consulta y acceso a los ficheros digitales a traves de indices y textos de referencia asociados
Implantación Tecnológica	Análisis tecnologico actual (red local, PC, Monitores, Software,...) Desarrollo Intranet Documental / Gestor Base de datos de Indices Hardware soporte Seguridad, redundancia Nivel accesos y restricciones y trazabilidad Formación Usuarios
Explotación y Rendimientos	Consulta de documentos. Integración documentos digitales. Outsourcing. Workflow. Integración con aplicaciones corporativas (ERP-CRM). Custodia Documental.

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Segmentos 

Descargue el folleto con la información precisa para cada segmento:

Genérico	Ayuntamientos	Constructores	Entidades Financieras	PYMES

Clínicas Centros de Salud	Asesorías Notarías Gestorías	Centros de Enseñanza

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